Privacybeleid

1. Twee verschillende rollen

Voor gegevens van organisatoren en hun teamleden is TixBeam verwerkingsverantwoordelijke. Wij bepalen waarom en hoe die gegevens verwerkt worden.

Voor gegevens van ticketkopers is de organisator verwerkingsverantwoordelijke en is TixBeam verwerker. Wij verwerken kopersgegevens in opdracht van de organisator, zodat de ticketshop en toegangscontrole werken.

De naam en contactgegevens van de organisator staan in diens ticketshop. Voor de verwerking waarvoor de organisator verantwoordelijk is, geldt ook diens eigen privacyverklaring. TixBeam is zelf verantwoordelijk voor beperkte gegevens die het voor de beveiliging en werking van zijn eigen platform verwerkt.

Wanneer TixBeam persoonsgegevens in opdracht van een organisator verwerkt, zijn afspraken nodig die voldoen aan artikel 28 AVG. Dit privacybeleid vervangt geen verwerkersovereenkomst.

2. Wat we verwerken

Accountgegevens: naam, e-mailadres, rol en organisatielidmaatschap
Contact- en ondersteuningsgegevens: berichten die je ons stuurt en gegevens die nodig zijn om een verzoek of storing te behandelen
Organisatiegegevens: naam, huisstijl, domeinen en instellingen
Evenement- en bestelgegevens: evenementen, ticketsoorten, bestellingen, ticketstatus en toegangsregistraties
Kopersgegevens namens de organisator: voor- en achternaam, e-mailadres, eventuele telefoonnummers en door de organisator ingestelde bestelvelden, bestellingen, betaalstatus, tickets en scangegevens
Technische gegevens: beveiligingslogs en foutmeldingen die nodig zijn om het platform betrouwbaar te houden

3. Rechtsgronden per verwerking

Uitvoering van de overeenkomst: accounts, organisaties, ondersteuning en de functies waarvoor een organisator TixBeam gebruikt
Kopersgegevens: de organisator bepaalt de doelen en rechtsgronden, bijvoorbeeld uitvoering van de ticket- of reserveringsovereenkomst. TixBeam bepaalt die rechtsgrond niet namens de organisator en verwerkt deze gegevens voor de dienstverlening volgens diens instructies
Gerechtvaardigd belang: minimale beveiligingslogs, fraudepreventie en onderzoek naar storingen, afgewogen tegen de privacy van betrokkenen
Wettelijke verplichting: gegevens die aantoonbaar nodig zijn voor administratie, belasting, geschillen of bevoegde toezichthouders
Toestemming gebruiken we alleen voor een afzonderlijk, optioneel doel en kan altijd worden ingetrokken. Het huidige betaalproces vraagt geen toestemming voor reclame

4. Betaalgegevens

Online betalingen lopen via de betaalprovider die de organisator gebruikt. TixBeam ontvangt of bewaart geen volledige kaartnummers. We verwerken wel gegevens als bedrag, betaalmethode, betaalstatus en transactiereferentie wanneer dat nodig is voor de bestelling. Bij betaling op locatie registreert de organisator de betaalbevestiging.

5. Ontvangers en leveranciers

Voor de dienstverlening gebruiken we Vercel (hosting), Supabase (database, authenticatie en opslag) en Resend (transactionele e-mail). Foutregistratie via Sentry kan ingeschakeld zijn. Google Analytics 4 wordt op de informatieve website pas gebruikt na toestemming. De door de organisator gekozen betaalprovider ontvangt de gegevens die nodig zijn voor de betaling volgens zijn eigen privacyinformatie.

Toegang door medewerkers is beperkt tot wat hun rol vereist; toegang voor ondersteuning wordt vastgelegd. Bij doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte moet de toepasselijke wettelijke doorgiftegrond en, waar nodig, passende bescherming worden geregeld. Vraag ons via het onderstaande adres naar de actuele leveranciers en doorgifteafspraken.

6. Bewaartermijnen en criteria

De organisator bepaalt binnen de wet de bewaartermijn voor kopersgegevens waarvoor die verantwoordelijk is. Voor betaalde bestellingen, ondersteuning en logs zijn in het platform nog niet voor alle situaties vaste automatische verwijdertermijnen ingericht. Gegevens mogen daarom niet langer worden bewaard dan nodig; vraag de organisator of ons naar de termijn voor jouw specifieke gegevens.

Verlopen of geannuleerde reserveringen die nooit zijn betaald: naam, e-mailadres en openbare ontvangstlink worden automatisch geanonimiseerd één maand na het verlopen of annuleren
Betaalde bestellingen en financiële vastleggingen: zolang de organisator die nodig heeft voor uitvoering, administratie, belastingen, terugbetalingen of geschillen; daarna verwijderen of anonimiseren we ze op diens instructie
Accounts en teamlidmaatschappen: tijdens de klantrelatie; daarna alleen zolang concrete beveiligingsincidenten, claims of wettelijke verplichtingen dat vereisen
Verzoeken om ondersteuning en operationele logs: zolang nodig om de vraag, storing of het beveiligingsincident af te handelen en te onderbouwen; gevoelige betaal- en ticketgegevens horen niet in applicatielogs terecht te komen

7. Je rechten

We reageren in beginsel binnen één maand. Bij twijfel over identiteit vragen we alleen de aanvullende informatie die nodig is om misbruik van een privacyverzoek te voorkomen.

Niet elk recht geldt in iedere situatie. Als we een verzoek niet kunnen uitvoeren, leggen we uit waarom en welke mogelijkheden je hebt om daartegen op te komen.

Inzage in de persoonsgegevens die we van je hebben
Correctie van gegevens die onjuist of onvolledig zijn
Verwijdering, voor zover geen wettelijke plicht ons verplicht te bewaren
Beperking van en bezwaar tegen de verwerking
Overdraagbaarheid van gegevens in een gangbaar formaat
Intrekking van toestemming voor een optionele verwerking; een eerdere rechtmatige verwerking blijft geldig

8. Ticketkopers

Heb je een ticket gekocht, dan is de organisator van wie je kocht het eerste aanspreekpunt voor je verzoek. Wij helpen hen daarbij. Je kunt ook ons benaderen; dan zetten we je verzoek door.

Verplichte bestelgegevens zijn nodig om de reservering en ticketuitgifte mogelijk te maken. Extra velden worden door de organisator gekozen en kunnen verplicht of optioneel zijn; de organisator moet kunnen uitleggen waarom deze gegevens nodig zijn.

9. Vragen en klachten

Schrijf naar info@tixbeam.com met elke vraag over dit beleid. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.