01
Scheid publiekstoegang van deelname
Leg eerst vast wat een ticket precies betekent. Een toegangsbewijs voor een toernooi is niet automatisch een inschrijving als sporter. Maak ook duidelijk of de kaart voor één dag of het hele evenement geldt. Voor zitplaatsen of zones moet je vooraf controleren of jouw gewenste indeling door de beschikbare ticketinstellingen wordt ondersteund.
- Omschrijf voor welk terrein, welke dag en welk publiek het ticket geldt.
- Publiceer bereikbaarheid, openingstijd en eventuele huisregels.
02
Bepaal aantallen en tarieven vooraf
Stem de verkoopcapaciteit af op de vergunde capaciteit en de praktische ruimte rond de ingang. Gebruik begrijpelijke ticketsoorten, bijvoorbeeld volwassen publiek en jeugd als dat bij je toegangsbeleid past. Leg voorwaarden voor korting uit; een ticketnaam alleen controleert geen leeftijd of lidmaatschap aan de poort.
- Houd rekening met begeleiders en genodigden in je totale capaciteit.
- Maak duidelijk welk bewijs nodig is voor een kortingstarief.
03
Verkoop via de kanalen van je vereniging
Deel de ticketlink via de clubwebsite, nieuwsbrief en sociale media. Met online betalen verklein je het aantal losse betaalhandelingen bij aankomst. Neem in je begroting zowel de platformkosten als de kosten van je betaalprovider mee. Zet betalen op locatie alleen aan als je daarvoor ook personeel en een duidelijke werkwijze hebt.
- Doe een proefbestelling en controleer de ticketmail.
- Communiceer vooraf hoe bezoekers vragen of annuleringen melden.
04
Bereid de ingang als team voor
Wijs scannerrechten toe aan de mensen die ze nodig hebben en test de internetverbinding op de daadwerkelijke locatie. Spreek af hoe je omgaat met een reeds gebruikt ticket, een onleesbare code en mensen die niet in de juiste rij staan. Plan een apart aanspreekpunt voor uitzonderingen zodat de reguliere toegang kan doorlopen.
- Laad telefoons op en leg een reserveplan vast.
- Gebruik het draaiboek voor toegangscontrole bij de briefing.