01
Beschrijf precies wat een congreskaart dekt
Vermeld de congresdatum, locatie, opening van de ontvangst en begin- en eindtijd van het programma. Leg uit of een ticket de hele dag, een specifieke dag of een afzonderlijke activiteit omvat. Als lunch of een netwerkborrel inbegrepen is, benoem dat expliciet. Een tickettype is niet automatisch een reservering voor een parallelsessie; beloof die keuze alleen als je de sessiecapaciteit apart hebt geregeld.
- Maak het verschil tussen toegang en programmavoorkeuren duidelijk.
- Zet bereikbaarheid en een contactpunt voor toegankelijkheidsvragen op de pagina.
02
Houd tarieven en zakelijke vragen overzichtelijk
Een vroegboektarief en regulier ticket kunnen elk een eigen verkoopperiode hebben. Gebruik namen die ook iemand buiten jouw organisatie begrijpt en controleer hoeveel kaarten je in totaal aanbiedt. Zakelijke deelnemers kunnen vragen hebben over tenaamstelling of betaalbewijzen. Spreek intern af welke gegevens je nodig hebt en hoe je zulke vragen afhandelt; beloof niet zonder controle dat iedere factuurwens automatisch wordt ondersteund.
- Controleer de ticketprijzen, verkoopvensters en aantallen met een proefbestelling.
- Maak voorwaarden voor wijzigingen en annulering vóór de aankoop zichtbaar.
03
Verbind de inschrijving met je congreswebsite
Gebruik de ticketlink of plaats het beschikbare verkoopblok op de congreswebsite. Houd het programma en de praktische informatie daar actueel en laat bezoekers niet zoeken naar de juiste inschrijfknop. Test de route op een telefoon, inclusief de terugkeer na online betaling. Controleer daarna de ticketmail: komt de bevestiging aan, klopt de datum en opent de QR-code vanuit de bestelling zoals verwacht?
- Controleer zowel de deelnemersroute als het aanspreekpunt voor vragen.
- Neem platformkosten en betaalproviderkosten als aparte posten op in de begroting.
04
Plan QR-check-in los van badges en sessies
Bij aankomst controleert je team het toegangsticket. Test camera, verbinding en een voorbeeldticket voordat de eerste deelnemers arriveren. Als je na de scan een badge uitreikt, richt daar een aparte werkstap voor in; ticketcontrole is geen automatisch badgeprintsysteem. Geef helpers alleen de benodigde rechten en spreek af wie vergeten tickets, dubbele scans en vragen over een bestelling afhandelt.
- Maak een korte briefing met het juiste evenement en de uitzonderingsroute.
- Gebruik de aankomstregistratie om de ontvangst te evalueren, niet als bewijs van sessiedeelname.