Maak je aanbod begrijpelijk op de poster én de ticketpagina
De bezoeker moet weten voor welke avond, locatie en toegang hij betaalt. Benoem of een ticket alleen entree omvat en of bijvoorbeeld garderobe of consumpties apart worden afgerekend. Gebruik weinig ticketsoorten met herkenbare namen: voorverkoop en regulier zijn vaak genoeg. Een ander tarief hoeft geen andere toegang te betekenen. Zet leeftijdsgrenzen en huisregels zichtbaar bij het aanbod; een ticket controleert de leeftijd van een bezoeker niet automatisch.
Stem datum, aanvang en locatie in al je uitingen op elkaar af.
Verdeel de capaciteit over je ticketsoorten
Begin met de capaciteit die je voor de locatie en organisatie hebt vastgesteld. Trek plekken voor medewerkers en eventuele genodigden af en bepaal daarna het verkoopaanbod. Tel voorverkoop, andere tarieven en apart geplande deurverkoop bij elkaar op. Een fictieve prijsdemo op deze pagina is geen voorraadmodel voor jouw echte tentfeest. Controleer in de beheeromgeving de grenzen van je evenement en ticketsoorten vóór de verkoop start.
Plan niet meer verkoopbare toegang dan je werkelijk kunt ontvangen.
Maak afspraken over betalen op locatie
Wil je bezoekers vooraf online laten betalen, test dan de betaalroute en ticketmail. Bied je reserveren met betalen op locatie aan, leg dan uit waar en wanneer bezoekers afrekenen. Een reservering is nog geen betaald ticket. Laat bevoegde medewerkers de betaling registreren voordat het QR-ticket wordt uitgegeven. Houd betaalvragen uit de scanrij en controleer een actuele bestelstatus in plaats van alleen een screenshot van een bankbetaling.
Wijs één aanspreekpunt aan voor ontbrekende tickets en betaalvragen.
Bereid de piek bij de opening voor
Een tentfeest krijgt vaak veel bezoekers in een korte periode. Geef scanners afzonderlijke rechten, kies vóór opening het juiste evenement en test internet en camera op de locatie. Spreek af wat je doet bij een dubbele scan, een lege batterij of bezoekers zonder ticket. Eenmalige QR-controle is geen automatische regeling voor opnieuw naar binnen gaan. Maak herintrede en leeftijdscontrole onderdeel van de briefing aan je deurteam.
Doe een proefscan met een geldig én een gebruikt demoticket.