Kies bewust: één ticket per speler of per team
Een pubquiz kun je op twee manieren verkopen. Bij een prijs per persoon koopt een groep meerdere toegangstickets en krijgt iedere speler een eigen QR-ticket. Bij één teamticket vertegenwoordigt één ticket de afgesproken groep. Schrijf de maximale teamgrootte en inbegrepen toegang er dan nadrukkelijk bij. Houd zelf bij hoeveel personen achter die teamtickets zitten: een aantal verkochte teams is niet automatisch hetzelfde als het aantal bezette stoelen. Teamnamen verzamelen en tafels verdelen organiseer je apart.
- Zet de verkoopeenheid in de ticketnaam, niet alleen in de kleine lettertjes.
- Spreek bij een teamticket af of het hele team tegelijk binnenkomt.
Stem je quizcapaciteit af op tafels én spelers
Bepaal eerst hoeveel spelers de zaal en de quizmaster aankunnen. Reken vervolgens terug naar het aantal tafels, teams en beschikbare toegangstickets. Houd ruimte vrij voor organisatie en eventuele losse spelers. Verschillende ticketsoorten leveren geen automatische tafelindeling op. Maak voor een nieuwe quizdatum een apart evenement als je aantallen en check-ins gescheiden wilt houden. Zo leest een bezoeker vóór de betaling welke avond wordt geboekt, zonder verwarring met de quiz van volgende maand.
- Controleer de som van alle ticketsoorten tegen de zaalcapaciteit.
- Noem inloop, starttijd en de afspraak voor laatkomers.
Maak betalen een onderdeel van de voorbereiding
Met online betalen voorkom je losse betaalverzoeken tussen de aanmelding en de quizavond. Wil je liever aan de zaal afrekenen, publiceer dan de betaallocatie en instructies. Een onbetaalde reservering is nog geen betaald QR-ticket: registreer eerst de betaling via het beheer. Test een volledige bestelling en bekijk de ticketmail voordat je de link op de caféwebsite of in de groepsapp deelt. Neem platformkosten en de kosten van je betaalprovider afzonderlijk mee in de entreeprijs.
- Laat bezoekers weten of drankjes of hapjes inbegrepen zijn.
- Bepaal wie afmeldingen en terugbetalingsvragen behandelt.
Brief je gastheer op de uitzonderingen
Laat vrijwilligers vóór opening het juiste evenement kiezen en een demoticket scannen. Spreek af wie een vergeten ticket, dubbele scan of incompleet team opvangt. De scanner controleert toegang; punten, antwoorden en de ranglijst blijven onderdeel van jouw quizorganisatie. Is de avond uitverkocht, gebruik dan een wachtlijst met duidelijke opvolging bij vrijgekomen plekken. Een vrijgekomen teamticket kan meerdere stoelen vertegenwoordigen, dus controleer steeds of de aangeboden plek bij de nieuwe groep past.
- Test batterij, camera en internet op de echte locatie.
- Deel scannerrechten, geen gezamenlijk beheerderswachtwoord.