Verdeel taken voordat je accounts uitnodigt
Bepaal wie evenementen maakt, klantvragen behandelt, de financiën controleert en toegang scant. Geef mensen hun eigen account in plaats van één gedeeld wachtwoord. Een persoonlijke rol maakt duidelijk welke schermen en handelingen bij de taak horen. De rollenverkenner laat vier voorbeelden zien; hij nodigt niemand uit en verandert geen werkelijke rechten. Het blijft een uitleg van toegang, geen beheerscherm.
Maak voor iedere medewerker een duidelijke taakafspraak.
Een scanner hoeft je bestellingen niet te beheren
De scannerrol is bedoeld voor evenementtoegang en scannen. Zij krijgt geen algemeen overzicht van bestellingen of financiële beheerrechten. Een financieel medewerker heeft juist andere mogelijkheden, zoals bestellingen en financiële gegevens bekijken. Een evenementmanager kan evenementen beheren en bestellingen bekijken binnen zijn rol. De matrix laat de verschillen expliciet zien, in plaats van iedere medewerker hetzelfde beheerdersaccount te geven.
Gebruik de smalste rol die bij de taak past.
Combineer de organisatierol met de juiste scantoegang
Een rol is niet hetzelfde als een toegestane ingang voor elk evenement. Gebruik de beschikbare evenement- en scanprofieltoewijzingen om de deurploeg naar het juiste werk te sturen. Een scanprofiel bepaalt welke ticketsoorten worden geaccepteerd en welke scanners erbij horen. Bespreek daarnaast wie uitzonderingen afhandelt. Een medewerker die kan scannen hoeft niet automatisch bevoegd te zijn om een betaalprobleem op te lossen.
Test de toegang met het account van de echte medewerker.
Houd teamtoegang actueel na de editie
Kijk na afloop welke mensen nog toegang nodig hebben. Bij een nieuwe commissie, gewijzigde taak of beëindigde samenwerking horen passende account- en teamafspraken. Deel geen volledige bezoekerslijsten om een ontbrekende rol te omzeilen. De demo toont mogelijkheden met fictieve gegevens; werkelijke toegang wordt in TixBeam gecontroleerd en hangt af van de organisatie en toegewezen rechten.
Neem teamrechten op in je overdracht naar de volgende editie.