01
Begin bij het aantal beschikbare plekken
Bepaal hoeveel deelnemers je werkelijk kunt begeleiden. Reken niet alleen met stoelen, maar ook met werkplekken, materiaal en de tijd die je per deelnemer nodig hebt. Geef een aparte sessie een eigen evenement als datum of capaciteit verschilt; zo weten deelnemers voor welke workshop zij boeken.
- Vermeld datum, starttijd, duur en volledig adres.
- Leg vast wat bij de prijs inbegrepen is en wat deelnemers meenemen.
02
Maak ticketsoorten begrijpelijk
Gebruik herkenbare namen, bijvoorbeeld een standaardticket of een ticket inclusief materiaalpakket. Licht het verschil toe voordat iemand afrekent. Verschillende ticketsoorten vervangen geen automatische keuzehulp of cursusplanning: controleer zelf of de aantallen samen passen binnen de beschikbare ruimte en voorraad.
- Test de prijzen en beschikbare aantallen met een proefbestelling.
- Deel de verkooplink op je website, in je nieuwsbrief of via sociale media.
03
Regel betaling en praktische informatie
Voor betaalde workshops kan de deelnemer online afrekenen via de gekoppelde betaalprovider. Na een geslaagde betaling ontvangt die het ticket. Maak vooraf duidelijk hoe annuleren werkt en waar vragen terechtkunnen. De platformkosten en kosten van de betaalprovider zijn aparte kosten; bekijk beide voordat je de workshopprijs bepaalt.
- Vermeld je annuleringsvoorwaarden vóór de aankoop.
- Controleer de bevestigingsmail op locatie en aanvangstijd.
04
Ontvang deelnemers zonder losse lijsten
Controleer bij binnenkomst het QR-ticket en werk met één afgesproken incheckproces. Laat de begeleider weten hoe je omgaat met een vergeten ticket of een reeds ingecheckte deelnemer. Gebruik uitsluitend gegevens die je nodig hebt voor de workshop en deel de deelnemerslijst niet onbeperkt met alle betrokkenen.
- Test scanner, verbinding en een voorbeeldticket voor de deuren openen.
- Leg uit wie vragen over boekingen of wijzigingen afhandelt.