01
Vóór het evenement: rechten en materiaal
Bepaal wie tickets mag controleren en wie verantwoordelijk is voor vragen over bestellingen. Gebruik persoonlijke accounts met de benodigde scannerrechten. Controleer de beschikbare apparaten, opladers en toegang tot internet op de locatie. Ga niet uit van offline werking: controleer voor jouw scanner welke functies zonder verbinding beschikbaar zijn en test dat vooraf.
- Laat iedere helper inloggen en het juiste evenement kiezen.
- Test een geldig voorbeeldticket en een al gebruikt ticket.
02
Vóór opening: verdeel de rollen
Loop de bezoekersroute zelf na. Zorg dat bezoekers hun code kunnen openen voordat ze bij de scanner staan. Wijs één persoon aan voor uitzonderingen en bespreek wanneer iemand handmatig mag worden ingecheckt. Een groen resultaat hoort bij een geverifieerd ticket; een onduidelijke melding is aanleiding om eerst te controleren, niet om door te klikken.
- Controleer batterij, cameratoegang en verbinding bij iedere scanplek.
- Spreek af waar bezoekers met boekingsvragen uit de wachtrij kunnen stappen.
03
Tijdens de entree: behandel uitzonderingen bewust
Een dubbele scan kan betekenen dat iemand al binnen is, maar vraagt altijd controle van het juiste ticket en evenement. Bij een vergeten mail zoek je de juiste bestelling op volgens je afgesproken proces. Voer handmatige check-ins alleen uit als de gegevens zijn gecontroleerd. Deel bezoekersgegevens niet hardop met de wachtrij of via onbeveiligde groepsberichten.
- Controleer bij twijfel ticketstatus en bezoeker voordat je toegang verleent.
- Laat een verantwoordelijke beslissen over onbetaalde of ongeldige tickets.
04
Na afloop: sluit het proces netjes af
Vergelijk aanmeldingen en check-ins om je volgende entree beter voor te bereiden. Noteer waar de rij vastliep en welke vragen vaak terugkwamen. Trek tijdelijke toegang in als die niet meer nodig is. Bewaar of exporteer bezoekersgegevens niet langer en niet breder dan nodig voor de organisatie en je afgesproken bewaarbeleid.
- Bespreek storingen en uitzonderingen met het team.
- Werk je briefing bij voor het volgende evenement.