01
Maak de toegangsregels expliciet
Beschrijf of het feest uitsluitend voor eigen leerlingen is of dat introducés welkom zijn. Een online ticket is niet vanzelf een controle op schoolinschrijving of leeftijd. Als een schoolpas of identiteitsbewijs nodig is, kondig dat vooraf aan en zorg dat de mensen aan de deur dezelfde regels toepassen.
- Vermeld datum, tijden, locatie en wie welkom is.
- Spreek af wie namens de school boekingsvragen behandelt.
02
Gebruik een begrijpelijk aanbod
Maak ticketsoorten alleen aan als bezoekers echt iets te kiezen hebben. Denk aan reguliere toegang en eventueel een introductietarief met duidelijke voorwaarden. Bepaal de maximale verkoop op basis van de locatiecapaciteit. Controleer zelf de totale aantallen als meerdere ticketsoorten dezelfde ruimte gebruiken; verschillende prijzen betekenen geen aparte zaalcapaciteit.
- Controleer ticketprijzen en beschikbare aantallen vóór publicatie.
- Leg uit wat bij het ticket inbegrepen is, zonder onduidelijke toeslagen.
03
Deel de verkooplink via schoolkanalen
Zet de ticketlink op de afgesproken schoolpagina of deel hem via de officiële communicatie. Na een geslaagde online betaling ontvangt de koper een ticket met QR-code. Vraag geen onnodige leerlinggegevens en maak afspraken over toegang tot de bezoekerslijst. Bespreek terugbetalingen en annulering voordat de verkoop begint, niet pas bij de eerste vraag.
- Test de bestelling en ticketmail op een telefoon.
- Bekijk platformkosten en betaalproviderkosten samen in je begroting.
04
Geef het deurteam een duidelijke briefing
Test de scanner en de verbinding op de locatie. Laat het team eerst het juiste evenement kiezen en spreek af wie uitzonderingen afhandelt. Een melding dat een ticket al is gebruikt vraagt controle, geen automatische tweede toegang. Handmatig inchecken hoort bij een bewuste controle van de juiste bezoeker en bestelling.
- Geef uitsluitend de benodigde scannerrechten aan helpers.
- Houd een verantwoordelijke beschikbaar voor vragen of geweigerde toegang.