01
Bepaal waarom je een aanmelding vraagt
Registratie is vooral nuttig als je rekening moet houden met capaciteit, voorbereiding of controle aan de ingang. Vertel bezoekers waarom ze een ticket nodig hebben terwijl de toegang gratis is. Vraag alleen gegevens die je voor de organisatie nodig hebt en leg uit waar vragen over de aanmelding terechtkunnen.
- Noem datum, tijd, locatie en voor wie de activiteit bedoeld is.
- Controleer of reserveren verplicht is of dat vrije inloop ook mogelijk blijft.
02
Maak een ticket met een prijs van nul
Gebruik een duidelijke ticketnaam en stel de prijs in op € 0. Gratis tickets tellen niet mee voor de platformkosten. Omdat er geen betaaltransactie nodig is, hoeft de bezoeker niet naar een betaalprovider. Controleer de actuele tarieven en instellingen als je gratis en betaalde ticketsoorten binnen hetzelfde evenement combineert.
- Stel een passend aantal beschikbare tickets in.
- Test een gratis bestelling en controleer de bevestiging en QR-code.
03
Communiceer over ruimte en afmelden
Een beperkt aantal plekken vraagt een heldere afspraak over afmelden. Leg uit hoe bezoekers contact kunnen opnemen wanneer zij toch niet komen. Neem niet aan dat een gratis ticket vanzelf tot aanwezigheid leidt. Bepaal zelf hoe je met no-shows omgaat en verkoop of verstrek niet meer toegang dan de locatie veilig aankan.
- Zet praktische informatie zichtbaar op de evenementpagina.
- Gebruik alleen een wachtlijst als je ook opvolging en vrijgekomen plaatsen regelt.
04
Controleer de toegang zonder betaalvragen
Aan de ingang gebruik je hetzelfde QR-proces als bij betaalde tickets. Laat helpers het juiste evenement selecteren en test een voorbeeldticket. Zo houd je aanmeldingen en daadwerkelijke aankomsten uit elkaar. Geef geen onbeperkte toegang tot persoonsgegevens: een helper die tickets controleert heeft niet automatisch alle organisatierechten nodig.
- Controleer scanner, batterij en internet voor opening.
- Spreek af wie bezoekers zonder ticket helpt en hoe capaciteit wordt bewaakt.